Ein POS-System in Betrieb zu nehmen, besteht aus vielen kleinen Schritten: Mitarbeiter registrieren, den Saal einzeichnen, die Rechnungsstellung verbinden, den Drucker testen, die erste Kasse öffnen… Alles, was übersehen wird, taucht beim ersten Service auf, wenn das Restaurant voll ist. Deshalb bringt das POS-System von Q'aproveche jetzt eine eigene Anleitung: Inbetriebnahme.

Wo finde ich das

Wenn Nutzer das POS-System zum ersten Mal von ihrem Panel aus öffnen, startet die Anleitung automatisch. Danach finden sie sie immer im Menü unter POS → Inbetriebnahme. Solange noch Schritte ausstehen, sehen die Manager oben im POS-System eine Meldung wie «Inbetriebnahme: 9 von 15 Schritten erledigt · Fortfahren».

Fünfzehn Schritte in der richtigen Reihenfolge

Die Anleitung folgt der Reihenfolge einer echten Installation in vier Blöcken:

  • Vorbereiten: das Menü mit Preisen, die Zeitzone des Restaurants und die Verbindung zur Rechnungsstellung (Veri*Factu über Kraakup).
  • POS-System konfigurieren: Verkaufsstellen, Mitarbeiter mit PIN, Saalplan, Ticketdrucker und Küchendisplay.
  • Vollständiger Test: Kasse öffnen, einen ersten Verkauf durchführen, den QR-Code des Tickets mit dem Handy prüfen, eine Zahlung korrigieren und die Kasse schließen.
  • Das Team: den Nutzern erklären, wie das System funktioniert, und den Ausstieg aus dem POS-Modus testen.

Jeder Schritt erklärt, was zu tun ist, und hat einen Button, der direkt zum entsprechenden Bildschirm führt.

Es markiert sich selbst

Die meisten Schritte müssen nicht manuell markiert werden: das POS-System prüft sie anhand seiner eigenen Daten. Sobald ein Manager registriert ist, Tische im Plan vorhanden sind, die Rechnungsstellung verbunden ist, eine Kasse geöffnet oder ein Verkauf versiegelt wurde, erscheint der Schritt als erledigt. Nur die Schritte, die das System nicht sehen kann – wie ob der Drucker den QR-Code richtig ausdruckt oder das Team die Funktionsweise kennt – werden manuell bestätigt. Diese markiert ein Manager, und es wird notiert, wer es getan hat und wann.

Ein echter Test nach den Regeln

Verkäufe, die in Veri*Factu versiegelt werden, sind real: Sie gehen an die Steuerbehörde und werden nicht gelöscht. Deshalb schlägt die Anleitung vor, den Test mit einem echten, geringen Betrag durchzuführen und ihn danach zu stornieren. So wird auch eine neue Funktion des POS-Systems getestet: eine Zahlung korrigieren. Aus Bewegungen heraus kann ein Manager mit PIN – solange die Kasse noch offen ist – die Zahlungsart ändern, falls versehentlich «Bargeld» statt Karte gedrückt wurde, oder die Zahlung stornieren. War das Ticket bereits versiegelt, wird automatisch die Korrekturrechnungausgegeben mit eigenem QR-Code, bereit zum Drucken.

Was das Team wissen muss

Die Anleitung enthält eine Tabelle, wer was tun darf. Tische öffnen, bestellen, zur Küche senden und bezahlen – das geht mit der PIN jedes Mitarbeiters. Rabatte, ein Gericht aus der Küche entfernen, ein Konto stornieren, Bargeld abheben oder eine Zahlung korrigieren – das braucht die PIN eines Managers. Und um den POS-Modus zu verlassen, ist das Passwort des Inhabers erforderlich, damit niemand von der Bar aus Preise ändert.

Am Ende gibt es einen Abschnitt «Falls etwas schiefgeht» mit den häufigsten Problemen der ersten Tage: Kasse geschlossen beim Bezahlen, ein Verkauf wartet auf Versiegelung, eine Zahlung mit falscher Zahlungsart oder eine vergessene PIN.

Sie haben sie bereits

Wenn Ihr Restaurant das POS-System hat, ist die Anleitung bereits aktiv: Sie müssen nichts tun. Falls Sie es noch nicht haben und es sehen möchten, schreiben Sie uns oder besuchen Sie qaproveche.com.